Når du kobler Shopify sammen med dit ERP-system, skal du have styr på mere end overførslen af ordrer. Varer, lagerantal, betalinger og returvarer skal håndteres efter fælles regler i begge systemer. Den tekniske forbindelse er kun en del af opgaven. Ofte ligger udfordringerne i datafelterne, arbejdsgangene og håndteringen af de situationer, hvor noget går galt.

Afklar arbejdsgangene mellem Shopify og dit ERP-system

Begynd med at beskrive forløbet, fra kunden afgiver en ordre, til den er leveret og bogført. Hvilket system opretter varen? Hvor ændres prisen? Hvornår reserveres lageret? Og hvem må rette leveringsadressen, efter at ordren er sendt videre? Svarene afgør, hvordan forbindelsen skal bygges, og hvilke oplysninger systemerne skal udveksle.

Udpeg ét styrende system for hvert dataområde. ERP-systemet kan eksempelvis styre varenumre, kostpriser og lagerbeholdning, mens produkttekster og billeder vedligeholdes i webshoppen. Alt behøver ikke at være samlet ét sted. Men hvis den samme oplysning kan ændres i begge systemer, skal der være en klar regel for, hvilken ændring der har forrang.

Skriv også undtagelserne ned. Må medarbejderne oprette ordrer manuelt i ERP-systemet? Skal de efterfølgende kunne ses i webshoppen? Skal telefonordrer trække på samme lager som netordrer? Et enkelt procesark med hændelse, afsender, modtager og forventet resultat giver et konkret grundlag for at vælge integrationsløsning. Det kan samtidig afdække spørgsmål, som ellers først ville dukke op i den daglige drift.

Vælg forbindelsen ud fra dit konkrete behov

En færdig integrationsapp, en integrationsplatform og en specialbygget forbindelse er forskellige muligheder. Undersøg først, om løsningen understøtter din ERP-version og de arbejdsgange, du har beskrevet. At begge systemnavne står på en integrationsliste, fortæller ikke i sig selv, om forbindelsen håndterer delvise leveringer, flere lagre eller dine prisregler. Shopify Business Central connector skal afvejes mod en specialbygget forbindelse ud fra, hvor godt de hver især understøtter dine arbejdsgange i Business Central.

Bed om en præcis beskrivelse af, hvilke data der sendes i hver retning, og hvor ofte de opdateres. En forbindelse kan eksempelvis hente ordrer med faste intervaller, mens lagerændringer sendes ved bestemte hændelser. Spørg også til afbrudte kald, udløbne adgangsoplysninger og begrænsninger i systemernes API’er. Fejlene skal have en aftalt håndtering. Det er ikke nok at regne med, at næste forsøg lykkes.

Sammenlign omkostningerne til både etablering og løbende drift. Der kan være betaling for abonnement, ordremængde, ekstra datafelter og tilpasninger efter systemopdateringer. Få afklaret, hvem der vedligeholder forbindelsen, og hvem du kontakter ved fejl. Hvis leverandørerne blot henviser til hinanden, kan en enkelt fastlåst ordre koste meget tid. Aftal derfor, hvem der undersøger sagen først, og hvilke oplysninger vedkommende skal bruge.

Få styr på varenumre og datafelter før overførslen

Varenummeret er ofte det faste holdepunkt i integrationen. Hver variant bør kunne identificeres entydigt, så en bestemt størrelse og farve ikke bliver forvekslet med hovedproduktet. Kontrollér dubletter, tomme felter og forskelle i skrivemåde. Hvis ERP-systemet og integrationen håndterer indledende nuller forskelligt, kan et varenummer blive koblet til den forkerte vare eller slet ikke blive genkendt.

Lav derefter en feltoversigt. Beskriv, hvor varenavn, stregkode, vægt, momskode, salgspris og eventuelle brugerdefinerede oplysninger skal placeres. Angiv også formatet. Vægt i gram og kilogram er ikke det samme, og for en pris skal det fremgå, hvilken valuta den er angivet i, og om den er med eller uden moms. Feltets navn alene er ikke en tilstrækkelig beskrivelse.

Kundedata kræver samme præcision. Skeln mellem faktureringsadresse og leveringsadresse, og beslut, hvordan firmanavn og eventuelt CVR-nummer håndteres. Skal hver ordre oprette en kunde i ERP-systemet, eller skal visse ordrer bruge en fælles debitorkonto? Valget skal passe til bogføringen, faktureringen og behovet for at finde ordren igen. Afklar samtidig, hvordan eksisterende kunder genkendes, så gentagne køb ikke automatisk skaber dubletter.

Fastlæg regler for lager, ordrer og betalinger

Lagerantal lyder enkelt, men den fysiske beholdning er ikke nødvendigvis lig med det antal, der kan sælges. Reserverede varer, åbne indkøb og varer under flytning kan indgå forskelligt i systemerne. Definér derfor præcist, hvilket tal webshoppen skal modtage. Har du flere lagerlokationer, skal forbindelsen også vide, hvilke beholdninger der må bruges til netordrer.

Forestil dig en butik, hvor den sidste mellemstore trøje bliver solgt ved kassen, samtidig med at en netkunde lægger den i kurven. Forløbet afhænger både af opdateringshastigheden og af, hvornår varen bliver reserveret. En eventuel bufferbeholdning skal være et bevidst valg, fordi den også begrænser det antal varer, kunderne kan købe online.

Beslut desuden, hvornår en ordre skal overføres til ERP-systemet. Skal den blot være oprettet, eller skal den først være godkendt eller betalt? Hold ordrestatus, betalingsstatus og leveringsstatus adskilt. En registreret betaling er ikke nødvendigvis det samme som en endeligt hævet betaling. Aftal håndteringen af rabatter, fragt, gavekort og afrundinger, så ordretotalen kan afstemmes uden manuelle rettelser. Det gælder især, når en rabat skal fordeles mellem flere ordrelinjer.

Test Shopify og ERP-systemet med vanskelige ordrer

En vellykket test af én almindelig ordre viser kun, at det normale forløb fungerer. Lav et testsæt med situationer, der kan skabe afvigelser: flere varianter, rabatkoder, ændret leveringsadresse, delvis levering, annullering og delvis tilbagebetaling. Medtag også en ordre med fragt og ørebeløb, så du kan kontrollere afrunding og fordeling af rabatter.

Følg hver test hele vejen gennem systemerne. Sammenlign varelinjer, antal, moms, fragt, betaling og samlet beløb. Kontrollér derefter, om statusændringer bliver sendt tilbage til det rigtige sted. Hvis en ordre sendes i to pakker, skal den forventede håndtering af leveringsstatus og sporingsoplysninger være afklaret, før funktionen tages i brug.

Test også gentagne overførsler. En midlertidig fejl kan få integrationen til at forsøge igen, men det må ikke skabe to ordrer eller to tilbagebetalinger. Forbindelsen bør kunne genkende en allerede behandlet hændelse via en entydig reference. Afprøv desuden genstart efter et afbrudt forløb, og dokumentér, hvordan en medarbejder kan rette fejlen uden at starte hele overførslen forfra. Notér det forventede og det faktiske resultat for hver test, så godkendelsen bygger på konkrete observationer.

Planlæg adgang, overvågning og den daglige fejlhåndtering

Giv integrationen de adgange, den faktisk behøver, og undgå at knytte driften til en medarbejders personlige login. Registrér, hvem der administrerer forbindelsen, og hvordan adgangsoplysninger udskiftes. Kundeoplysninger bør kun overføres, når der er et sagligt behov. Logfiler bør heller ikke indeholde flere personoplysninger, end fejlsøgningen kræver. Afklar desuden relevante databehandleraftaler og slettefrister.

En brugbar fejlbesked fortæller, hvilken ordre eller vare der er berørt, hvad der gik galt, og hvad næste skridt er. Aftal, hvem der modtager beskederne, og hvor hurtigt forskellige fejl skal håndteres. En manglende produkttekst kræver ikke nødvendigvis samme reaktion som en stoppet ordreoverførsel.

Planlæg idriftsættelsen til et tidspunkt, hvor nogen kan følge de første overførsler. Lav en oversigt over åbne ordrer og lagerstatus, og beslut, hvilke historiske data der skal med. Kontrollér dagligt i den første periode, at antal ordrer og beløb stemmer mellem systemerne. Sørg for, at medarbejderne har en konkret procedure til at sætte forbindelsen på pause, behandle ventende ordrer og genoptage driften uden dubletter.